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Questions réponses sur les bons d'achat

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Oeuvres sociales > Bons d'achats, chèques KDO - 13/11/20

1. Une collègue vient d’être licenciée et la direction me demande de ne pas l'inclure dans la distribution de chèques cadeaux, est-ce discriminatoire ?

Si cette salariée est en cours de préavis, le fait de ne pas lui verser les chèques cadeaux serait effectivement discriminatoire. Par contre, si celle-ci n’est plus en cours de préavis, qu’elle est effectivement sortie des effectifs, elle n’a plus accès au CSE, n’étant plus salariée de l’entreprise. Dans ce cas, ce n'est pas discriminatoire.


2. Nous avons beaucoup d’argent et nous voulons donner plus, quitte à payer l'URSSAF. Comment faire ?

Vous devez en informer l’employeur impérativement. En effet, il revient à l’employeur de déclarer et payer les sommes dues à l’URSSAF. En outre, il conviendra de faire apparaitre ces sommes sur le bulletin de salaire.
Dés lors, si vous souhaitez donner plus aux salariés, sans respecter les tolérances URSSAF, vous devez impérativement fournir la liste des salariés bénéficiaires, la valeur de l’avantage que vous avez versé ainsi que la date de versement.
A noter : il est également possible de diversifier sa politique sociale afin de faire plaisir aux salariés sans entrer dans le cadre du paiement des cotisations : chèques culture, participation aux activité sportives, chèques vacances à titre d’exemple.


3. Les chèques vacances ne font donc pas partie des 171€ par an et par salarié "hors évènement URSSAF" ? Ils ont une autre règle spécifique à eux-mêmes ?

Absolument, c’est une autre catégorie d’activité sociale et culturelle. L’URSSAF prévoit que les chèques vacances qui sont attribués par le CSE (sans intervention de l’employeur) sont exonérés de cotisations sociales sous toute réserve que le CSE les attribue en fonction de critères non discriminants. Sur les critères, l’URSSAF propose d’utiliser le revenu fiscal de référence, le nombre d’enfants, les tranches de salaire ou encore le quotient familial. Enfin, il n’y a pas de plafond dans un tel cadre.


4. Ces critères interdits sont-ils aussi valables pour les chèques vacances ou y a t-t-il une autre règle pour ceux-là ?

Les critères interdits sont applicables à toutes les activités sociales et culturelles.


5. Si nous avons commandé les chèques cadeaux de Noël avec la liste des effectifs au 31/10 et qu'un salarié part le 06/11 mais qu'on les reçoit le 09/11, comment fait-on ?

Comme dans la question n°1, si le salarié est parti de la structure, il n’a pas le droit aux activités sociale et culturelles, ne faisant plus partie des effectifs à la date de distribution.


6. Peut-on faire des remboursements sur facture dans la limite des 171 € ? pour les évènements de l'Urssaf ?

Non, ce n’est pas possible. La tolérance URSSAF ne vise que les bons d’achat et les cadeaux en nature. Un tel remboursement sur présentation d’une facture n’est donc pas possible dans le cadre de cette tolérance.


7. Si on donne 160€ à tous les salariés mais on ne prend pas en compte les enfants c'est bon ? Et la question posée à l'inverse uniquement les enfants ?

Oui, vous avez tout à fait le droit de mettre en œuvre une politique sociale sans prendre en compte les enfants. Ainsi, si à Noël, vous souhaitez uniquement donner un bon d’achat d’une valeur de 160 euros aux salariés de l’entreprise, cela ne pose pas de soucis. L’inverse est également possible. Le CSE qui souhaiterait donner uniquement aux enfants lors de Noël pourrait valablement le faire, en conformité avec la réglementation URSSAF. Les salariés sans enfants ne pourraient pas se prévaloir d’une quelconque discrimination.


8. Si on fait 160€ en chèques cadeau + un panier gourmand mais estampillé CSE et pris sur budget fonctionnement, c'est ok ?

Non, cela n’est pas possible. Un tel panier gourmand doit être imputé sur le budget des activités sociales et culturelles absolument. A défaut, vous pourriez voir votre responsabilité pénale engagée, pour détournement de fonds. Coté URSSAF, elle prendra en compte le cumul des deux valeurs pour vérifier que vous avez bien respecté ses tolérances.  Ainsi, dans votre cas, elle prendre en compte la valeur du panier gourmand ainsi que les 160 euros de bons d’achat afin de vérifier que vous respectez bien le plafond de 171 euros. Si cela dépasse, l’intégralité de ce que vous avez versé (les 160 euros et la valeur du panier) sera soumis aux cotisations.


9. Est-ce que nous devons obligatoirement passer par les bons d'achat ?

Il existe d’autres tolérances sur le site de l’URSSAF : chèques cultures, chèques vacances, participation aux activités culturelles, participation aux activités sportives. Vous avez d’autres moyens de faire plaisir aux salariés en dehors des bons d’achat.


10. Est-ce qu’un chèque du CSE est autorisé ?

Non, un tel chèque n’est pas autorisé dans le cadre de la réglementation des bons d'achat. Il serait assimilé à une prime pour le salarié, et serait donc soumis à cotisation.


11. Pour un salarié avec deux enfants, peut-on lui octroyer un bon d'achat personnel de 171€ et un bon de 50€ par enfant ?

Absolument ! Le seuil de 5% (soit les 171 euros) pour Noël est apprécié par enfant et par salarié. Il est donc tout à fait possible de verser 171 euros aux salariés et 171 euros par enfant de moins de 16 ans.


12. Pour la St Nicolas, on nous a dit que ça fonctionnait que pour certaines régions, est-ce vrai ?

Non, l’URSSAF affirme sur son site internet que la Saint Nicolas se limite aux bons d’achat versée aux hommes non mariés qui fêtent leur 30ème anniversaire. L’attribution de bons d’achat à l’occasion de la Saint Nicolas telle qu’elle est envisagée notamment dans l’est de la France n’est pas exonérée de cotisation.


13. Nous faisons des participations vacances en chèques ANCV sous condition de facture du salarié. Dans quelle catégorie cela rentre-t-il ?

Ces chèques vacances ne font pas partie des bons d’achat. C’est une catégorie à part (voir question 3).
Pour autant, à la lecture de votre question, il semblerait que vous mélangiez deux dispositifs. Il est possible pour le CSE de donner aux salariés des chèques vacances (via l’ANCV) mais également de prendre en charge les vacances des salariés sur présentation de justificatif. Ce sont deux dispositifs distincts.


14. On envoie des chèques cadeaux à des salariés qui ne sont pas sur site, comment faire pour la signature ?

Nous vous conseillons de les faire parvenir par lettre recommandée avec accusé de réception afin de conserver une preuve dans un tel cadre.


15. Les bénéficiaires peuvent être définis par le règlement intérieur, non ?

Oui, vous pouvez définir les bénéficiaires dans le règlement intérieur mais nous vous le déconseillons. En effet, le règlement intérieur du CSE a vocation à organiser le fonctionnement du CSE. C’est pourquoi nous vous conseillons de distinguer les deux documents : le règlement intérieur d’un coté, et votre politique sociale de l’autre qui doit être validé en réunion plénière (dont les éléments doivent être indiqués dans un PV) et qui peut faire l’objet d’un livret récapitulatif.


16. Est-ce qu'il est "légal" de mettre des conditions d'ancienneté pour des cadeaux/bon d'achats pour Noël (par exemple une condition d'embauche au 01/10/20) ?

Il est effectivement possible à l’heure actuelle de mettre une condition d’ancienneté, sous toute réserve de ne pas exclure certains bénéficiaires. Ainsi, nous préconisons une condition d’ancienneté de 3 ou 6 mois afin d’éviter tout risque. Par contre, s’appuyer sur la date d’embauche n’est pas opportun, il s’agit d’un critère discriminatoire selon l’URSSAF.


17. Subvention sport, y a-t-il un plafond ?

Non, aucun plafond n’a été mis en place par l’URSSAF, à charge pour vous de fixer les règles.


18. Un salarié qui a travaillé 6 mois dans l'entreprise mais n'est pas présent lors de la remise du bon d'achat, a-t-il droit au bon d'achat ?

S’il est toujours salarié de l’entreprise, oui, il a le droit à ce bon d’achat. Par contre, s’il est parti de l’entreprise, comme évoqué précédemment, il n’aura pas le droit à ce bon d’achat.


19. Un salarié présent 6 mois dans l'entreprise et un autre 9 mois, reçoivent le même montant ? Peut-on appliquer un prorata par rapport au temps de présence dans l'entreprise ?

Non, ce n'est pas conformes aux tolérances URSSAF. Vous ne pouvez pas vous appuyer sur le nombre de jours travaillés pour moduler les activités sociales et culturelles, ce serait discriminatoire.


20. Y-a-t-il un plafond pour les cartes cultures ?

Non, aucun plafond n’a été mis en place par l’URSSAF.


21. Nous donnons des cartes cadeaux aux intérimaires, l'entreprise nous donne les subventions pour, ce n'est pas légal, si nous sommes d'accord ?

C’est possible sous toute réserve que ce soit l’employeur qui prend en charge ces dépenses supplémentaires.  En effet, celui-ci peut vous déléguer la gestion des cartes cadeaux pour les intérimaires, sous toute réserve que ce soit lui qui paie celles-ci.


22. Nous donnons un montant différent pour les saisonniers qui ont 3 mois de présence et ceux de 6 mois, est ce discriminatoire ?

Comme évoqué précédemment, il n’est pas possible de faire une distinction sur la base des journées travaillées. Une telle différence est considérée comme discriminatoire par l’URSSAF. Il faudra donc donner le même montant à l'ensemble des salariés pour les bons d'achat peut-importe le type de contrat et/ou le nombre de jours travaillés.


23. Comment faire signer un récépissé de réception si on fonctionne via une plateforme internet ?

Il n’est pas utile dans un tel cadre de faire signer un récépissé de réception. Il conviendra de voir avec votre fournisseur comment il est possible d’extraire les bénéficiaires et les montants dont ils ont bénéficié en cas de contrôle URSSAF ainsi que pour vos obligations comptables.


24. L’entreprise veut se joindre au CSE pour distribuer aussi des bons d'achats, étant donné que la soirée des vœux est annulée. Qui paye la cotisation URSAFF ? comment détourner pour ne pas payer d'URSSAF ?

D'après l’Urssaf, en cas de financement conjoint des activités sociales et culturelles par l'employeur et le comité social et économique, si la participation du CSE est exonérée, celle de l'employeur reste soumise à cotisations. Il reviendra donc à l’employeur de payer les cotisations dues.


25. On peut donner 171€ à noël et 171€ pour les mariages ?

Oui, ce sont deux événements distincts visés par l’URSSAF et vous pouvez envisager de donner 171 euros par évènement.


26. Nous avions une tradition de remboursement sur les médailles du travail mais cela n'apparait pas dans les évènements URSSAF, est-ce légal ?

Il est effectivement possible pour le CSE d’accorder un cadeau ou une prime dans un tel cadre, concomitamment à la remise de la médaille du travail. C’est un autre dispositif que les bons d’achat. Ainsi, dans un tel cas, le CSE peut :
- Offrir un cadeau au salarié
- Donner une prime au salarié
- Ou compléter la prime versée par l’employeur
Attention ! La somme totale versée ne doit pas excéder le salaire mensuel de base du salarié. En cas de dépassement, la fraction excédentaire sera soumise à cotisations.


27. Quelle différence entre les cadeaux et bons d'achat ?
Les cadeaux sont des avantages en nature : cela peut être des jouets pour les enfants, un panier garni pour les salariés, du chocolat, un parapluie, un mug, ou autres biens que vous souhaiteriez offrir aux salariés… Les bons d’achat sont quant à eux des coupons d’une valeur de XX euros, qui peuvent être utilisés dans les magasins partenaires.



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