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Réunion plénière du CSE : bien rédiger le PV est essentiel, il a valeur de « preuve » !

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Procès-verbaux - 03/06/22

Le PV est rédigé par le secrétaire.

La loi prévoit que c’est une compétence du secrétaire qui est en charge de sa rédaction ou de son contrôle s’il est fait appel à un prestataire extérieur (article L2315-34 du code du travail).

Le règlement intérieur peut prévoir des dispositions complémentaires comme le rôle du secrétaire-adjoint en l’absence du secrétaire. Par ailleurs, il peut également faire appel si besoin à un autre élu du comité pour prendre des notes en complément des siennes afin de ne rien oublier de ce qui est dit lors de la réunion. Deux bras valent mieux qu’un seul ! Rien n'interdit aux élus d'aider le secrétaire dans la prise de note, il est conseillé de procéder de cette manière pour permettre également au secrétaire de pouvoir échanger en réunion.
Il arrive parfois que le PV soit rédigé « par la direction » c’est-à-dire le président lui-même ou une assistante invitée pour cela : légalement, ceci est un délit d'entrave, alors attention...


Le PV doit être rédigé dans les délais.

Le délai de rédaction est en principe prévu dans un accord d’entreprise (article L2315-34 du code du travail). A défaut, le PV est adressé au Président (et aux autres participants à la réunion) dans les 15 jours qui suivent la tenue de la réunion (articles R2315-25 et D2315-26 du code du travail). Le principe est simple : il permet au président comme aux autres membres d’apporter au secrétaire leurs éventuelles demandes de correction.

D’autre part, des délais spécifiques sont prévus en cas de circonstances particulières : 3 jours en cas de consultation sur un projet de restructuration ou de licenciement pour motif économique ; 1 jour en cas de redressement ou de liquidation judiciaire de l’entreprise.


Le contenu du PV.

Le secrétaire consigne les délibérations et les déclarations dans le PV de la réunion (article L2315-34 du code du travail). Un accord ou le règlement intérieur peut en préciser le contenu. A défaut d'accord avec l'employeur, le PV doit au moins contenir « le résumé des délibérations et la décision motivée de l'employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion » (article D2315-26 du code du travail).

En pratique, on y retrouve en général :

  • Date, heures de début et de fin, les suspensions de séance ;
  • La liste des participants (Président, élus, invités, absents excusés) ;
  • L’approbation du PV de la réunion précédente (vote) :
  • Les autres points inscrits à l’ordre du jour ;
  • Le retranscription des débats sur chacun des points de l’ordre du jour ; les informations et réponses communiquées par l’employeur ; les propositions des participants ;
  • Les votes organisés lorsqu’ils sont nécessaires (avis, résolutions, décisions, approbations, etc.) ;


L’enregistrement de la réunion plénière.

L’enregistrement comme la sténographie sont autorisés dès lors que la majorité des élus en est d’accord. Le Président ne peut pas s’y opposer (article D2315-27 du code du travail). Toutefois, lorsqu’un sujet est présenté (de façon motivée) par le Président comme étant confidentiel, l’enregistrement est arrêté et le PV n’en rendra pas compte. Les frais d’enregistrement comme ceux des prises de notes par un prestataire extérieur sont à la charge du budget de fonctionnement du comité, si la demande est des élus du CSE.


Le PV est approuvé lors de la réunion suivante.

Le secrétaire ayant préparé son projet de PV et pris compte (ou non) les remarques de chacun, il propose en 1er point de l’ordre du jour la lecture du PV en vue de son adoption par les élus (le Président peut voter). Le secrétaire est libre et souverain. Ni le Président, ni un représentant du personnel quel qu’il soit ne peut lui imposer de modification sans son accord.
 

Important :

Certains comité ont pris l’habitude de faire signer le PV par le Président après l’approbation et avant diffusion au personnel. C’est une erreur. Sa signature n’est prévue par aucun texte de loi.
Si cette disposition existe dans le règlement intérieur de votre CSE, supprimez-la sans tarder ! Dans cette situation en effet, le refus du Président de signer un PV approuvé peut constituer un délit d’entrave.


Affichage et diffusion du PV.

Dès lors qu’il est approuvé, le PV doit être affiché et diffusé sans délai à l’ensemble du personnel. Les modalités d’affichage et de diffusions sont en principes précisées dans le règlement intérieur du CSE (article L2315-35 du code du travail).

 

Certains PV sont également adressés à l’inspecteur du travail :

 

Le PV peut servir de preuve en matière civile.

La rédaction du PV doit être soignée. Il peut servir de preuve devant un tribunal en cas de besoin. Ainsi par exemple : une promesse de l’employeur devient un engagement officiel. S’il n’est pas respecté, l’employeur peut être poursuivi. Pour les ASC, autre exemple, un contrat signé, y compris par le Secrétaire ou le Trésorier qui n’aurait pas fait l’objet d’une délibération portée à l’ordre du jour d’une réunion plénière et explicitement portée au PV, n’a pas d’existence légale. Un tel contrat n’existe pas, légalement. Le PV est bien la preuve de la réalité du comité et des décisions qu’il a prises (Cassation sociale, 14 juin 2006, n° 04-42.862).


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