Les Chroniques

Qui l’URSSAF contrôle-t-elle ? 

Le contrôle Urssaf consiste à vérifier que toutes les sommes et avantages en nature qui constituent des salaires au sens de la législation de sécurité sociale ont bien été déclarés par l'entreprise et ont bien donné lieu au paiement de cotisations sociales.  Sur un plan juridique, c'est donc l'entreprise et non le comité d’entreprise qui fait l'objet du contrôle Urssaf. La pratique montre cependant que l’inspecteur demande de manière quasi-systématique à contrôler la comptabilité du CE. Bien souvent, le comité sera donc informé du contrôle par l'employeur, qui lui demandera probablement de tenir à la disposition de l'inspecteur du recouvrement les documents comptables nécessaires.

L’URSSAF, une menace pour le comité d’entreprise ? 

Certains des avantages octroyés aux salariés par le comité d’entreprise peuvent être considérés par l’URSSAF comme des avantages salariaux qui devraient être, de ce fait, soumis à cotisations de sécurité sociale. Le comité d’entreprise ne peut donc pas rester indifférent à l’éventualité d’un contrôle. Il est important de tenir compte de cela lorsque le comité met en place des activités sociales ; autant privilégier celles qui ne sont pas soumises à charges sociales. De plus, le comité doit s’assurer qu’il est en possibilité, à tout moment, de fournir à l’URSSAF les justificatifs permettant de distinguer les éléments pouvant donner lieu à exonération : nature de l’avantage, nom des bénéficiaires, date du versement ou de la distribution, comptabilité, catalogue des activités sociales, justificatifs fournis par le salarié…

Quels documents peuvent être utiles en cas de contrôle ? 

L'Urssaf va vérifier les divers documents relatifs aux activités sociales et culturelles : comptabilité du CE, liste des bénéficiaires, catalogue des prestations, critères d'attributions, justificatifs fournis par les salariés, factures d'achat, etc. Ce sont ces documents et informations que l'inspecteur du recouvrement va demander à voir sur les 3 années en arrière et l’année en cours. Inutile de mentir ! Car dans le cadre de son contrôle, l'Urssaf peut si elle le souhaite interroger les salariés pour savoir quels ont été les avantages dont ils ont bénéficié de la part du comité d'entreprise.  Généralement pour la partie relative au CE, l'Urssaf « traite directement » avec le trésorier. Au moins, si l'inspecteur du recouvrement a besoin de précisions, celles-ci pourront lui être données plus rapidement.

Cacher la réalité pour échapper au contrôle : un bon calcul ? 

Très mauvaise idée ! Il est important de jouer le jeu de la transparence. Refuser de fournir les documents demandés par l'Urssaf n'est pas une bonne idée car l'employeur pourrait agir en justice pour contraindre le CE à coopérer (Cass. soc., 3 oct. 1984, n° 83-10569). Par exemple, le CE ne peut pas refuser de fournir les noms des bénéficiaires et les conditions d'octroi d'un avantage en se retranchant derrière l'atteinte à la vie privée des salariés. De plus, il faut impérativement que le comité soit en mesure de fournir une comptabilité bien tenue, une liste des bénéficiaires faisant ressortir, salarié par salarié, les différents avantages octroyés, un catalogue des activités du CE et les éventuels justificatifs fournis par les salariés. Si la comptabilité du CE est insuffisante ou inexacte, l'Urssaf pourrait procéder à ce que l'on appelle une taxation forfaitaire. C'est en fait une évaluation globale des avantages servis par le comité !

Mélange des budgets : gare à l’URSSAF ? 

Il s’agit là d’une fichue idée reçue ! Lorsqu’elle s’intéresse aux dépenses du comité à l’occasion d’un contrôle, l’URSSAF ne s’intéresse pas à l’origine du financement (budget de fonctionnement ou budget des activités sociales et culturelles). Elle ne peut pas reprocher au comité d’avoir financé une œuvre sociale avec le budget de fonctionnement ! Par contre si cette dépense constitue un avantage salarial qui aurait dû être soumis à cotisations sociales et qui n’a pas été déclaré, alors elle pourra redresser le comité. En réalité, elle recherche simplement si le CE est en règle avec le paiement des cotisations sociales.

Il n’est pas possible de donner plus que ce que l’URSSAF autorise ? 

Eh bien si ! Il n’existe aucune interdiction pour le comité d’entreprise d’aller au-delà des tolérances de l’URSSAF. Un comité qui souhaiterait donner aux salariés 500 euros de bons d’achat à l’occasion d’un départ en retraite peut donc le faire ! Par contre, pour être en règle et éviter un redressement de l’URSSAF, il sera tenu de faire connaître mensuellement à l’employeur, sous forme de bordereau nominatif, les sommes versées aux salariés et devant être soumises à cotisations.

Aie ! Il y a un redressement …

À l'issue de son travail de contrôle, l'inspecteur peut décider d'un redressement sur les prestations du CE. Dans ce cas, c’est l’employeur qui est informé par l’URSSAF et qui paye ! En pratique, le comité va vite être informé que l'entreprise a été redressée au titre des activités sociales et culturelles… En effet, il peut dans certaines conditions se retourner contre le comité d'entreprise pour se faire rembourser ! En l'état actuel de la jurisprudence, il faut que l'avantage en question ait été octroyé à la seule initiative du CE, sans intervention de l'employeur (il ne doit pas s’agir, par exemple, d’une activité mise en place dans un premier temps par l'employeur puis récupérée ensuite par le comité) ; puis l'avantage ayant donné lieu à redressement ne doit pas être compris dans la liste des activités sociales et culturelles énumérées par l'article R2323-20 du code du travail. Par le passé, des employeurs ont ainsi pu se faire rembourser les cotisations correspondantes aux cadeaux et bons d'achats, des bons de fourniture scolaire, des primes de mariage et de naissance, etc.

Même si c'est l'entreprise qui paie (dans un premier temps !) les cotisations sociales, il n'est pas raisonnable pour le CE d'attendre que l'entreprise soit contrôlée voire redressée par l'Urssaf pour s'intéresser au régime social de ses prestations. Apprécier le coût des charges sociales fait partie de la démarche budgétaire qu'il doit suivre avant de mettre en place de nouvelles activités. Cela évitera aussi au CE et aux salariés d'avoir de mauvaises surprises… Pour cela, nous vous invitons à consulter le guide du CE de l’URSSAF qui retrace les tolérances admises en matière de cotisations sociales et, en cas de doute, à contacter par écrit votre inspecteur URSSAF !