Les Chroniques

Qui rédige le procès-verbal ?

C’est au secrétaire qu’il appartient de rédiger le procès-verbal des réunions du CE. Le secrétaire qui se charge de la rédaction est le secrétaire de séance autrement dit celui qui participe à la réunion ! Ceci signifie que si le secrétaire est absent, la réunion à tout de même lieu et il reviendra au secrétaire adjoint de rédiger le procès-verbal (si il en existe). Si il n'existe pas de secrétaire adjoint (ou que ce dernier est absent) pas de panique !! Le comité devra désigné un secrétaire de séance qui va remplacer le secrétaire le temps de la réunion !  Même si légalement, il revient au secrétaire de rédiger le procès-verbal, rien n'interdit aux élus d'aider le secrétaire. Par exemple, les élus peuvent prendre des notes pour aider le secrétaire à rédiger le PV.


Pourquoi le procès-verbal est si important ?

Avant toute chose, le procès-verbal est un outil de communication qui permet de faire un état des lieux de ce qu'il s'est passé durant la réunion plénière "temps de vie officielle du CE" ! D'autre part, le PV peut servir de preuve (il ne faut donc pas le négliger mais bien tout y conscrire ainsi que bien le conserver).


Est-ce que le PV doit être rédigé dans un certain délai ?

Oui ! Depuis la loi Rebsamen, le secrétaire est tenu d'établir le procès-verbal dans un délai de rédaction, ce qui n'était pas le cas auparavant. Le PV doit être établi dans un délai prévu par accord d'entreprise ou par un accord entre les élus et l'employeur. A défaut d'accord, ce délai est fixé à 15 jours (articles L2325-20 et D2325-3-1 du code du travail) après la réunion.  Par ailleurs, des délais spécifiques sont prévus en cas de circonstances particulières :

• 3 jours en cas de projet de licenciement collectif pour motif économique ;
• 1 jour en cas de redressement ou liquidation judiciaire.

A l'issue de ce délai, le secrétaire doit transmettre le PV à l'employeur. Ce dernier pourra faire valoir ses observations sur son contenu lors de la réunion suivante : elles devront être consignées dans le PV (article L2325-20 du code du travail).


Que doit contenir le PV ?

Le PV doit  contenir les informations suivantes :

• la date, le lieu et l'heure de la réunion ;
• la liste des participants à la réunion avec leur qualité, la liste des invités absents ;
• l'ordre du jour de la réunion ;
• la retranscription des échanges et débats qui ont eu lieu sur chacun des points de l'ordre du jour ;
• les propositions qui ont été formulées par les différents membres ;
• les informations communiquées par l'employeur ou ses réponses aux propositions faites lors des réunions précédentes ;
• le résultat des votes organisés pendant la séance pour l'adoption des résolutions ;
• les décisions adoptées par les membres du comité.

Trop souvent, le PV du CE ne retranscrit que la réponse de l'employeur ! Or, il doit retranscrire vos échanges notamment pour être visible auprès des salariés !


Peut-on enregistrer les réunion ?

Et oui ! Afin d'aider le secrétaire dans cette mission, la loi Rebsamen autorise également l'enregistrement des débats pendant les réunions du comité. La possibilité de recourir à l'enregistrement revient au comité d'entreprise et doit être décidé en séance : il convient donc de procéder à un vote à la majorité des présents. L'employeur ne pourra s'opposer à l'enregistrement qu'en cas de divulgation d'informations confidentielles ou relevant du secret professionnel. Les frais relatifs à l'enregistrement et à la transcription des débats du comité sont en principe à la charge du comité, sur son budget de fonctionnement, sauf si la décision de recourir à ce dispositif vient de l'employeur.


Qu'est ce qui permet la diffusion du PV ?

Contrairement aux idées reçues, ce n'est pas la signature du PV par l'employeur ou du secrétaire qui permet la diffusion du PV! Ce qui permet la diffusion du PV est l'adoption du PV ! En effet, selon l'article L2325-21 du code du travail,Le procès-verbal des réunions du comité d’entreprise peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité. Contrairement à ce que l'on peut penser, rien n’oblige le Secrétaire à signer le PV, même si cela est fréquent et naturel. Rien ne l’interdit. Par ailleurs,  la signature de l'employeur n'est pas requise sur ce document (CA Pau, 7 février 1978, n°256/78).Il n’est donc pas question que le Secrétaire attende le retour du PV signé par l’employeur !


Et, concernant à la diffusion ?

Le procès-verbal, après son adoption peut être diffusé mais uniquement  dans l'entreprise.  Il peut donc être porté à la connaissance des salariés de l'entreprise par voie d'affichage ou de diffusion sur l'intranet de l'entreprise (avec l'accord de l'employeur). Si le CE dispose d'un site internet qui lui est propre, il lui faudra obtenir l'accord de l'employeur pour pouvoir y diffuser les PV de réunions.

Et le cycle se répète ainsi pour chaque PV, réunion ou mandats ! Vous avez maintenant l'ensemble des outils pour créer des PV qui vont retranscrire l'ensemble des débats. A vos crayons !! Par ailleurs, sachez-que depuis le comité d'entreprise peut faire appel à un sténographe qui sera rémunéré sur le budget de fonctionnement ! Alors n'hésitez plus, vous pouvez foncer !